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檔案存放設計

2020-06-04 10:53      點擊:
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       檔案可以存放在辦公室的公共區域,例如放在兩個工作組之間作為隔斷,或是沿著墻壁:或是存放在單獨用于存放檔案的房間。三種方式各有優劣,前者通常距離較近,取用方便,在這種設計理念下,為了達到最好的視覺效果,檔案通常按照顏色和類型相匹配。然而,文件柜是較貴的,一些公司不想因為增置文件柜而增加財政預算,尤其是當他們發現可以重新利用現有文件柜時。如果現有的文件柜不能匹配,一種方法是給它們上色,即便它們不屬于同一種類型,其目的是使之符合新的設計方案。如果作為隔斷的文件柜是抽屜式,習慣上會在頂部安裝個連續的薄層塑料柜臺作為實用的工作平臺。考慮到個人信息安全,可將文件柜加鎖。鎖是一項額外附加的費用。
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       若是將檔案存放在單獨的房間,就可以直接將房間上鎖而不用給文件柜上鎖了。而且,存放在單獨房間內的不匹配文件較之存放于公共區就會不那么顯眼。然而,如果職員每天都要出入檔案室數次,他們可能就會抱怨每次都不得不到另一個地方取檔案,或是每次進出的時候干脆懶得鎖門。
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流通面積
 
       無論檔案是存放在單獨房間內還是公共區,都需要大塊的周轉空間,設計師應注意根據情況留取適當大小的空間。若是檔案相對于整個空間來說數量很小,那么周轉空間并不是很重要,但是對于規模大或者用紙量大的公司,數量龐大的檔案就要求巨大的周轉空間,亦即可供挪用的建筑面積。為了減少周轉建筑面積,公司可能會考慮改變文件的存儲方式。
 
       舉例案說,一個公司的總部要求兩層額外的空間用于存放橫向文件以及時帶產生的周轉空間。為了騰出這些空間,移動架式存儲被引入各個樓層,這要求每個樓層的幾個工作組共用一個檔案室。在這種情況下雖然可能會引起職員們的抱怨,但是可以節省下一筆可觀的開支。
 
移動架式存緒系統
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        雖然架式存儲系統可以書省下相當大小的空間,但是客戶不得干承認這種存儲方式存在以下問題:第一,移動架式存儲基本比傳統的檔案存儲更昂貴:第二,公司不得不從頂標簽存儲系統轉變成側標簽存儲系統;第三,集中存放之后紙的重量很大。
 
        目前大多數建筑的可承受的重量即內部結構、家具、設備、人員及紙的總重。如果預計到樓層將要承受較大的重量,比如移動存儲系統,那么設計師需向結構工程師咨詢所選樓層具體位置可接受的承重量。有時有必要給樓層增加支持結構加固,以承受這種存儲系統附加的重量。加固措施可以在樓層頂側實施,但更通常是在樓層的底部。工程費和加固設施費均由客戶承擔。
 
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